2020年になり、ITの進歩も目覚ましい今日この頃。

連絡手段も、電話の他にメールが欠かせない時代になりました。

ビジネスでもまた然りです。

しかし、ビジネスメールでのマナーがよく分からず、なんとなくで送信・返信している…ということはありませんか?

今回は、ビジネスメールのマナーについてのあれこれをご紹介します。

ビジネスメールの送信マナー(テンプレ)

電話に出る時、「いつもお世話になっております」とご挨拶しますよね。

メールでも同じです。

書き出しに困ったときは、以下のテンプレを参考にしてみましょう。

株式会社●●
●●様
いつもお世話になっております。株式会社▲▲の▲▲です。
先日は、お忙しい中、お電話でご対応いただきましてありがとうございました。
本日、XXの件で、メールにてご連絡致しました。
お忙しい中恐縮ですが、XXの件について、ご返信をいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。
株式会社▲▲
▲▲

まず、冒頭に必ず先方の社名とお名前を入れましょう。

この部分を忘れてしまうという人が、よくいます。

宛名を書かないという人はベテランのビジネスパーソンにも見られますが、少なくとも若手のうちは明記しましょう。

会社名はその人の仕事を、名前はその人本人と考えましょう。

そう考えると、宛名を省略するという考えにはならないはずです。

少し話がそれますが、この考え方は名刺にも共通しています。

名前は、その人本人を表すもの。

よって、片手で名刺を受け取るのは大変失礼な行為です。

メールも基本的にリアルのコミュニケーションと同じと考えましょう。

書き出しは「いつもお世話になっております」から始め、次に社名と自分の姓を書きます。

(用件は例文なので、ご自身の送る内容によってカスタマイズしてください)

最後は自社名、自分の名前で結びます。

最後の結びも忘れがちなので、注意します。

(※社内の人へのメールの場合、社名は不要です。書き出しも「お疲れ様です」などでOKです)

ビジネスメールの返信、期日ギリギリではNG

続いては返信時のマナー。

文章の構成は先ほどのテンプレートと大きく変わりません。

問題は、返信の期日。

毎日膨大に届くメールの波に飲まれ、回答期日付きのメールを読んだまま忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。

忘れてしまうのはもってのほかですが、期日内だからと言って、当日ギリギリの返信もNGです。

メールを受け取る相手にも、スケジュールがあります。

忙しい合間を縫ってメールを送っているわけです。

早く返信があれば、相手もその分早く作業を進めることができます。

すぐに答えが出ないものであれば、「メールを受け取りました/確認後、●月●日までに回答いたします」と、時間を要する旨の返信を一旦お返ししましょう。

音沙汰がないと相手は不安になりますし、何より、メールの返信の遅さはあなたの信頼を欠くことに繋がりかねません。

レスポンスの速さは、ビジネスでの信頼に直結します。

期日直前の返信は避け、余裕を持って返信しましょう。

もちろん、回答期日がないメールでも、内容の確認が取れ次第返信するのがマナーです。

時間がかかりそうな場合は、同様に一旦「メールを受け取りました/もう少しお時間いただきます」という旨を伝えると先方も安心です。

転職活動でも要注意!メール返信の期日

ビジネスパーソンは十分注意したいメールのマナー。

しかし、このマナーは社内やお取引先だけに限らず、守るべきものです。

例えば、転職活動をしていると、志望企業(または転職エージェント)とメールでやりとりすることがあります。

「●月●日までに返信をお願いします」と記載されているメールの返信、つい後回しにしていませんか?

転職活動のメールは、社内のメールよりもさらにシビアに考えた方が良いです。

その理由は、すぐに返信するかしないかも含めた、あなたの人となりを見られているからです。

先ほど述べた通り、レスポンスの早さは信頼に直結します。

後回しにする人は、連絡やコミュニケーションが雑な人という印象に繋がり、採用の合否にも関わってきます。

また、確認後すぐに返信するのは非常に好印象ですが、誤字脱字・誤った内容を送信しては意味がありません。

ミスが多い人、慌て者という印象になり、選考にも影響しないとは言い切れません。

スマホの普及により外出先でもメールを確認できるようになりましたが、何かしながらの「ながらメールチェック」は特に危険。

落ち着いて返信できるタイミングで、かつ早めに返信しましょう。

メールのマナーは社会人のマナー、という気持ちでいると、良いかもしれないですね。

一度既読にしてしまったメール、どうしよう?

後で読もうと思ったのに、誤って一度開封してしまったメール。

内容や返信するのを忘れてしまうかもしれない…。

そんな時は、メールソフト(メーラー)の以下の機能も使ってみましょう。

未開封にする

種類にもよりますが、ほとんどのメーラーには一度既読にしたメールを「未開封にする」という機能があります。

メールを返信できないタイミングでうっかり開いてしまった、後で分からなくなりそうなのでもう一度未開封の状態に戻したい時に便利です。

チャットツールと違い、通常のメールは相手に既読が通知されることはありません(トラッキングしている場合は除く)ので、自分のフォルダの整理のためにもこういった機能を使うと良いでしょう。

重要マークやフラグをつける

一度開封してしまったメール、重要な内容のものだった…忘れないようにしたい!

そんな時は重要マークやフラグを使ってみましょう。

ほとんどのメーラーでどちらかの機能が採用されています。

重要マークもフラグも、メールにつけると「重要フォルダ」「フラグフォルダ」にソートされるというものです。

どちらの機能も、大切なメールを別のフォルダに入れておくことができるという機能です。

未開封機能の他にも、これらの機能を使ってメールの返信忘れを防いでみましょう。

まとめ

ビジネスメールのマナーは、相手のことを考えればそう難しいものではありません。

自分が逆の立場だった場合、返信がないとハラハラしたり、不安になったりしませんか?

特にメールなどのテキストコミュニケーションは対面コミュニケーションと違って気持ちを伝えにくいもの。

返信の速さや丁寧な文面などが、その人に向き合う真摯な姿勢や志望度の高さを伝えてくれます。

メール返信の期日は「期日を設けるほど、早めに返事が欲しいもの」であり、最終日やその前日までに回答すれば良いものではありません。

そのことを念頭に置いて、自分のメールのやり取りを見つめ直してみましょう。

<ビジネスメールのマナー>

・相手の社名や名前の書き忘れがないようにしよう
・「いつもお世話になっております」で書き始めよう
・用件だけではなく、自分の社名や名前も明記しよう
・期日は最終期限と考え、ギリギリに返信せず余裕をもとう
・宛先や内容に誤りがないかもう一度チェックしよう

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