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異動の挨拶メール、書き方

ビジネス文書の書き方

もし自分が異動になった時、

お世話になった取引先から人事異動や退職の挨拶文が届いた時、

どうメールしていいか困ることありますよね。

いつ返信していいか迷う時があります。

一斉送信はNGと聞きました。

今回は、新天地へ行く時のメールの書き方をご紹介します。

簡単ですので、この機会に覚えておきましょう!

 

挨拶する時期~新天地へ~

異動の時期は企業によっても違います。

一般的には3月(4月)・9月(10月)が

決算月のタイミングで異動の多い時期。

とはいえ、期が変わるタイミングに関わらず、

異動になるケースもあるので基本的な流れを覚えておきましょう。

上司の異動・お世話になっている取引先の担当変更、どちらでも使えるように

社会人としてしっかり身につけたいですね。

企業によってタイミングは違うということか…

取引先からの異動のメールを返信する時

自分が担当している取引先から異動の挨拶。

本来であれば、電話でお礼をした方が思いを伝えやすいものの、

異動の前後は相手も忙しくしていることが多いためメールの返信でも大丈夫です。

感謝の気持ちと、今後について述べた返信を心掛けましょう。

例文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社××の××でございます。ご連絡ありがとうございます。この度は異動のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。〇〇様には長い間ご担当いただきとてもお世話になりました。あらためて感謝申し上げます。新任地におきましても〇〇様の益々のご活躍をお祈りいたしております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

メールをもらったお礼と

これまでの感謝を込めた内容がベストだね!

自分が別の部署に異動になった時

自分が異動になった時は、取引先へもお知らせします。

担当者に向けて、異動する数日前には連絡しましょう。

どうしても連絡が当日になってしまう場合は、

受け取る側が「確認したいことがあった!」ということの

ないように終業前を避けてメールを送りましょう。

また、メールは個別に送るのがマナーです。

ただし、送信対象が多い場合は一斉送信になりがち。

その場合はマナーを守って、

何回かに分けて送信することをおすすめします。

※BCC送信の場合は誤送信の恐れがあるため、細心の注意を払いましょう

メール本文は、次の担当者へバトンを渡す気持ちで感謝を込めた内容に。

以下のような一文と追記するのもポイントです。

「本来であれば、直接お伺いしてご挨拶を申し上げるべきところですが、
取り急ぎメールにてご挨拶とお礼を申し上げます。」

受け取る側への配慮は必要だね

 

例文

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社××の××でございます。突然のご連絡となりますが、
この度○月○日付で××部へ異動になりました。至らぬ点もあったかと存じますが、
今までお世話になりありがとうございました。後任は〇〇が担当させていただきます。
担当者変更に伴い、
ご迷惑をお掛けすることのないよう、
十分配慮いたしますので引き続きどうぞよろしくお願い致します。

====
署名〇〇〇〇

異動先での自己紹介

自己紹介は、着任した朝にすることが多いので、

話が長くなりすぎないように、簡潔にまとめるのがポイントです。

・これまでどんな業務をしてきたか?
・今後に向けて

 

挨拶の例

本日より着任しました〇〇と申します。
新卒から〇〇部に配属し、主に〇〇業務を担当していました。
△△部では、新たな分野ですがこれまで培った経験を活かし、
貢献していけるよう頑張りますので、よろしくお願い致します。

 

その他

最近では、取引先とのやり取りにチャットツールを利用しているケースもあります。

その場合も同様に、終業時間前後は避け、

余裕を持って挨拶文を送りましょう。

できる限り、取引先へは担当変更の電話と一緒に、

新担当者と訪問することが理想です。

新天地へ行ってからも良好な関係を築けるように心がけましょう。

チャットだからってフランクになり過ぎないように!

ビジネスマナーを心掛けます!