4月がもうすぐやってきます。

新卒の社員が入社してきたり、社内の雰囲気も一層賑やかになりますね。

さて、新卒だけではなく、既存メンバーの人事異動も多い4月。

新しいポジションに胸を躍らせつつも、ちょっと気になるのは「ご挨拶メール」。

自分が異動になった時、またはお世話になった人の異動の話を耳にした時、どうご挨拶していいか困ることありますよね。

自分の異動・相手の異動、どんな文章を送ればいいのかな?

もちろん、一斉送信はNGよね…?

今回は、「春のご挨拶メール」の書き方をご紹介します。

簡単ですので、この機会に覚えておきましょう!

異動の挨拶をするのは、どんな時期が多い?

異動の時期は企業によっても違いますが、一般的には3月・9月が決算月のタイミングで、人事異動の多い時期。(上期・下期の決算月です。)

中でもやはり4月(3月中)は、異動や退職が多いタイミングでもあります。

今日が最終出社日…という人もいるのではないでしょうか?

要点を押さえて、きちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

異動の挨拶・着任の挨拶、どちらもあるよね。

異動メールを返信する場合

自分が担当している取引先から、異動の挨拶メールが届いたとします。

本来であれば、電話でお礼をした方が思いを伝えやすいのですが、異動の前後は相手も忙しくしていることが多いためメールの返信にしましょう。

相手のタイミングで見ることができますし、文章であればこちらも適切な内容を、腰を据えて考えることができるからです。

感謝の気持ちと、今後について述べた返信をしてみましょう。

<異動メールを返信する場合>

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社××の××でございます。ご連絡ありがとうございます。この度は異動のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。〇〇様には長い間ご担当いただきとてもお世話になりました。あらためて感謝申し上げます。新任地におきましても〇〇様の益々のご活躍をお祈りいたしております。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

メールをもらったお礼と

これまでの感謝を込めた内容がベストだね!

異動メールを送信する場合

自分が異動になった時は、自分からクライアントへお知らせします。

担当者に向けて、異動する数日前には連絡しましょう。

どうしても連絡が当日になってしまう場合でも、受け取る側が急だと感じることのないように、終業前を避けてメールを送りましょう。

また、メールは基本的に、個別に送るのがマナーです。

同じ内容でも、先方の会社名や部署を綴る必要があるので、同じ内容でも必ず一通ずつ送りましょう。

(数百通など、あまり膨大な場合は「ご担当者様」宛としてBCC送信でも良いですが、CCにすることないように注意します。)

以下のような一文を追記すると、一層気が利く印象になります。

「本来であれば、直接お伺いしてご挨拶を申し上げるべきところですが、取り急ぎメールにてご挨拶とお礼を申し上げます。」

受け取る側への配慮が必要だね!

<異動メールを送信する場合>

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社××の××でございます。突然のご連絡となりますが、
この度○月○日付で××部へ異動になりました。至らぬ点もあったかと存じますが、
今までお世話になりありがとうございました。後任は〇〇が担当させていただきます。
担当者変更に伴い、ご迷惑をお掛けすることのないよう、
十分配慮いたしますので引き続きどうぞよろしくお願い致します。====
署名〇〇〇〇

担当者と親しい間柄であれば、その人ならではのエピソードなどを盛り込むと、オリジナリティのある文章になり、ぐっと親近感も湧きます。

春の挨拶メール<まとめ>

最近では、取引先とのやり取りにチャットツールを利用している(そのため、相手のメールアドレスを知らない)ケースもあります。

チャットの場合も同様に、異動当日や終業時間前後は避け、余裕を持って上記のような挨拶文を送りましょう。

チャットは気軽なツールだけど、メール同様、感謝の気持ちを込めてきちんと挨拶しよう!

メールもチャットも、ビジネスマナーを心掛けましょうね!

もしあなたが営業などクライアントと頻繁に顔を合わせるポジションならば、メールではなく、異動のお知らせの電話をした上で新担当者とクライアントを訪問し直接ご挨拶できるのがベスト。

しかし現状、なかなか直接訪問が難しい状況なのも事実。

そこで気持ちのこもったご挨拶メールを、送ってみませんか。

きっと、あなたの真心が伝わるはずです。

今だからこそ、感謝の心を込めて、ご挨拶のメールを送ってみましょう!

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