【メール】初めての相手に送るビジネスメールの書き方

MAP
このあいだの立食パーティーの食事、豪華だったな〜。
そういえばたくさんの人と名刺交換をしたよね。

そうそう、きちんとお礼のメールは必要ね!

「初めまして」の人へ送るメール、どうする?

新規の取引先に送るメールや、セミナーやイベントで名刺交換した人に送るメール。初めての相手に対し書き出しや件名をどうしたらいいか、迷う人もいることでしょう。普段の仕事では定型文があったり、既に取引のあるクライアントへのメールばかりで気にしたことがないという人も多いかと思います。しかし、初めての相手に送るメールもコツをつかめば簡単に作成できるので、この機会に覚えておきましょう。

最近では社内チャットの普及によりメールを送信する機会がぐっと減りましたが、自分より目上の人はまだまだメール世代です。安易に考えないでビジネスマンとしてしっかり対応しましょう。

実際にどうやって書くの?

メールは大きく件名/本文(挨拶・本題・結び)/署名に分けられます。ここでは、件名と本文に分けてご説明します。

件名

【要件を簡潔に】社名:名前

のような書き方が良いでしょう。メールは、人によっては一日何十通、何百通と目を通しますので、件名で必要なものかそうでないのかを振り分けることもありえます。例えば

【引き継ぎのご挨拶】株式会社●●:△△

などというように書ければ、一目で誰からのどんな連絡かを判断することができます。

本文(挨拶・本題・結び)

株式会社□□
■■様
いつも大変お世話になっております。株式会社●●の△△と申します。
〜〜本題〜〜
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

というように、通常のビジネスメールと同じように書いて構いません。内容は簡潔に、また、名刺交換をした相手などであれば先日のお礼も添えると良いでしょう。

引き継ぎの挨拶メールでは…

件名:【引き継ぎのご挨拶】株式会社●●:△△

 

本文:

株式会社□□

■■様

いつも大変お世話になっております。株式会社●●の△△と申します。

この度、弊社□□に代わり貴社担当をさせていただくことになったため、ご挨拶をさせていただきたくメールをお送りいたしました。

不慣れな点もあるかと存じますが、いち早く貴社のお役に立てるよう、努めてまいります。

 

本来であればすぐにでも直接ご挨拶にお伺いすべきところですが、

まずは取り急ぎメールにて失礼致します。

後日、改めて□□とご挨拶にお伺いできればと存じますので、

ご都合の良い日程を複数お伺いできれば幸いです。

 

お忙しい中大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

△△

ーーーーーーーーーーーーーーー

(署名)

ーーーーーーーーーーーーーーー

先日名刺交換した相手には…

件名:【先日のお礼】株式会社●●:△△

 

本文:

株式会社□□

■■様

いつも大変お世話になっております。株式会社●●の△△と申します。

先日はお忙しい中、ご挨拶の機会をいただきましてありがとうございました。

 

先日お伺いした貴社の課題解決に、弊社サービスがお役に立てるのではないかと考え

ぜひ参考に資料をご覧いただければとメールをお送りいたしました。

添付しております資料をぜひ一度、お目通しくださいませ。

 

また後日、改めてサービスのご説明にお伺いできればと存じます。

差し支えなければご都合の良い日程を複数お伺いできれば幸いです。

 

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

 

△△

ーーーーーーーーーーーーーーー

(署名)

ーーーーーーーーーーーーーーー

 

内容はその時々によってアレンジして大丈夫。送るタイミングは接触して数日以内がベストです。あまり日にちが経ってしまうと、相手も忘れてしまうかもしれないためです。

CCには誰か設定すればいいの?

例えば会社の人と一緒に参加したセミナーやイベントで名刺交換した相手にお礼のメールを送る時は、その場で一緒に名刺交換した社内の人をCCにいれておくと便利です。例えば1人:3人(相手:自社)で挨拶した場合、CCには社内の2人のアドレスを入れておくのです。すると相手もわざわざ個別で全員に連絡する必要がなくなりますし、会社の代表としての対応ができます。もちろん個別でも間違いではありませんが、こうすることで相手の工数削減にも繋がります。特にフランクな立食パーティなどの時はこういったCCの使い方が有効です。

SNSで繋がるのはあり?なし?

先日、名刺交換した人がSNSのおすすめユーザーに偶然表示された!そんな時、友達申請やフォローをするのは正しいのでしょうか?答えは、ケースバイケース。一概にNGとは言えませんが、SNSはある程度プライベートを含むツール。繋がる場合は直接本人に了承をとって対応する方が良いでしょう。(その時も御礼はメールで返信しましょう。 )

まとめ

特に初めての方へのビジネスメールは、どのように送るかで迷ってしまいますね。しかし、基本は通常のビジネスメールとほぼ同じ。きちんとその時話した情報を記憶して、あとで名刺に記録するのも(間違っても本人の目の前で書かないように)良い方法です。誰と何を話したか、この人とはどういう繋がりかを認識して、マナーを守った良いお付き合いをしていけるように努めましょう。

SNSでオススメユーザーが出るとすぐ申請しちゃうけど、
ちゃんと本人に確認が必要だね!

そうね!プライベートでもビジネスでも、
マナーを守ったお付き合いが大切ね。