【ビジネス】春の挨拶メールの書き方【異動の挨拶メール送信/返信】

4月がもうすぐやってきます。

新卒の社員が入社してきたり、社内の雰囲気も一層賑やかになりますね。

さて、新卒だけではなく、既存メンバーの人事異動も多い4月。

新しいポジションに胸を躍らせつつも、ちょっと気になるのは「ご挨拶メール」。

自分が異動になった時、またはお世話になった人の異動の話を耳にした時、どうご挨拶していいか困ることありますよね。

今回は、「春のご挨拶メール」の書き方をご紹介します。

簡単ですので、この機会に覚えておきましょう！

異動の挨拶をするのは、どんな時期が多い？

異動の時期は企業によっても違いますが、一般的には3月・9月が決算月のタイミングで、人事異動の多い時期。（上期・下期の決算月です。）

中でもやはり4月（3月中）は、異動や退職が多いタイミングでもあります。

今日が最終出社日…という人もいるのではないでしょうか？

要点を押さえて、きちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

異動メールを返信する場合

自分が担当している取引先から、異動の挨拶メールが届いたとします。

本来であれば、電話でお礼をした方が思いを伝えやすいのですが、異動の前後は相手も忙しくしていることが多いためメールの返信にしましょう。

相手のタイミングで見ることができますし、文章であればこちらも適切な内容を、腰を据えて考えることができるからです。

感謝の気持ちと、今後について述べた返信をしてみましょう。

＜異動メールを返信する場合＞

異動メールを送信する場合

自分が異動になった時は、自分からクライアントへお知らせします。

担当者に向けて、異動する数日前には連絡しましょう。

どうしても連絡が当日になってしまう場合でも、受け取る側が急だと感じることのないように、終業前を避けてメールを送りましょう。

また、メールは基本的に、個別に送るのがマナーです。

同じ内容でも、先方の会社名や部署を綴る必要があるので、同じ内容でも必ず一通ずつ送りましょう。

（数百通など、あまり膨大な場合は「ご担当者様」宛としてBCC送信でも良いですが、CCにすることないように注意します。）

以下のような一文を追記すると、一層気が利く印象になります。

「本来であれば､直接お伺いしてご挨拶を申し上げるべきところですが､取り急ぎメールにてご挨拶とお礼を申し上げます。」

＜異動メールを送信する場合＞

担当者と親しい間柄であれば、その人ならではのエピソードなどを盛り込むと、オリジナリティのある文章になり、ぐっと親近感も湧きます。

春の挨拶メール＜まとめ＞

最近では、取引先とのやり取りにチャットツールを利用している（そのため、相手のメールアドレスを知らない）ケースもあります。

チャットの場合も同様に、異動当日や終業時間前後は避け、余裕を持って上記のような挨拶文を送りましょう。

もしあなたが営業などクライアントと頻繁に顔を合わせるポジションならば、メールではなく、異動のお知らせの電話をした上で新担当者とクライアントを訪問し直接ご挨拶できるのがベスト。

しかし現状、なかなか直接訪問が難しい状況なのも事実。

そこで気持ちのこもったご挨拶メールを、送ってみませんか。

きっと、あなたの真心が伝わるはずです。

今だからこそ、感謝の心を込めて、ご挨拶のメールを送ってみましょう！