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【転職活動】履歴書・職務経歴書に付ける添え状の書き方とテンプレート

前回、履歴書・職務経歴書の提出方法についてご紹介いたしました。

【転職活動】履歴書・職務経歴書の提出方法

封筒の書き方や封の糊付けはどうするかなど…書類の提出に注意点は多くありますが、忘れてはいけないのが、書類に同封して送る「添え状(送付状)」。一言書き添える事で、さらにあなたを印象付けることができます。書き方をマスターして、ビジネススキルやコミュニケーションスキルをアピールしてみましょう。

1.添え状(送付状)って何?

添え状(送付状)とは、ビジネス文書の一つ。文字通り、相手に渡すものに添える文書です。人々は昔、直接相手のところに出向いて物を届けるのがスタンダードでしたが、それが叶わない時に書面に挨拶などを書き添えていました。それが、添え状のはじまりです。

履歴書に同封する添え状は、単なる挨拶状としてだけではなくこんな役割もあります。

  • 送ったものが何か(履歴書・職務経歴書であること)を伝える。
  • 書面で触れられなかった内容を補足する。
  • 送り主のビジネススキルやコミュニケーションスキルを示す。

添え状には、送ったものが指定されているものと相違ないか(履歴書・職務経歴書)/やりとりに行き違いがないかの確認、また履歴書・職務経歴書に書ききれなかった内容を補足するといった機能もあります。

添え状は、基本的に以下のようなルールを守って作成・送付します。

  1. A4用紙1枚以内に作成する。冗長な文章・派手な色使いは避ける。
  2. 「テンプレートをコピペしただけ」は避け、極力自分の言葉で書く。
  3. 応募書類の一番上になるように重ねてクリアファイル⇨封筒に入れる。
参考

転職実用辞典「キャリペディア」マイナビ転職

2.添え状で履歴書の内容を補足?

では、添え状の役割で特に注目したい「補足の機能」についてご説明します。

履歴書には欄のスペースに限りがあり、職務経歴書もA4用紙1枚〜2枚と、それぞれの書類で書ける文章のボリュームはある程度決まっています。履歴書に書ききれなかったり、強調したいエピソードがあれば、添え状に一言書いて印象付けてみるというのも良いです。

ただし、長々と自分の経歴について記載したり、経歴を言い訳したり、あるいは希望条件についてあれこれ書いたりするのはNGです。詳しい書き方は後ほどテンプレートをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.添え状でビジネス/コミュニケーションスキルを伝えよう

添え状を付けることで、送り主のビジネススキルやコミュニケーションスキルもある程度示すことができます。添え状がなくただ必要書類だけが送られてきた場合と、添え状が同封されて書類が送られてきた場合では、相手に与える印象もずいぶん違ってきます。会ったことのない相手との、しかも非対面でのやりとりは無機質になりがちですが、そんな中で添え状はいわばクッションのような役割をしてくれます。

逆に、履歴書・職務経歴書がいくら素晴らしいものであっても、添え状がなければ

他の社員とうまくやっていく気持ちはあるのか?

必要なことだけやっていればいいという考え方?

気配りや配慮はできるんだろうか?

…こんな風に思われかねません。

また、『添え状を同封しよう』という発想ができること・添え状のようなビジネス文書を作成できることも、あなたにとってのアピールになります。添え状が同封されていることで、あなたにビジネスに必要な発想や文書作成スキルがあるということが相手にも伝わります。

添え状は、書く内容で物事を伝えるのはもちろんですが、同封したことにより「私はビジネススキル・コミュニケーションスキルを持ち合わせています」という無言のアピールができるのです。

ビジネス文書が作成・添え状同封の発想ができる=ビジネススキルがある
文書でもきちんと挨拶ができる=コミュニケーションスキルがある

4.添え状の書き方・テンプレート

添え状の重要性がわかったところで、早速テンプレートをご紹介します。一つの例として、参考にしてください。

現職についてのエピソードの部分は、ぜひあなたの経歴を元に書いてみましょう。

5.まとめ

添え状の有無で、書類の合否が必ずしも決まるわけではありませんが、あればその分色々なアピール材料にもなります。何よりも、一言「よろしくお願いいたします」という言葉があることで、見る側はやはり気持ちが良いものです。「自分だったらどうか?」の部分を考えれば、どんな添え状を作れば良いかきっとイメージできるはずです。ぜひ今回のコラムを参考に、添え状を作ってみましょう!