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【転職活動】履歴書・職務経歴書の提出方法

志望企業の採用選考に応募する際、履歴書や職務経歴書の書類提出が必要です。しかし…「書いた書類を、どうやって持って行ったらいいの?」「郵便やメールで送付する場合はどうすればいいの?」など、『書類の提出方法』で、つまずいていませんか?書類提出は、企業へのファーストアプローチ。第一印象を決めると言っても過言ではありません。今回は、志望企業への履歴書・職務経歴書の提出方法についてご紹介します。

1.履歴書・職務経歴書の提出方法〜持参する場合〜

まず、原則、応募書類は、A4サイズの白の封筒に入れましょう。
折れや汚れを防ぐために、クリアファイルに書類を入れ、それを封筒に入れます

では早速、履歴書・職務経歴書を面接の当日に持参(前もって会社に持参)する場合です。

直接持参する場合も、履歴書は前述の通り封筒に入れましょう。表面には宛先を書かず、左下に「応募書類在中」と赤いペンで記入し、四角で囲みます。持参する際は添え状も必要ありません。また、封筒に入れていても書類の提出のみを求められることがありますので、封をせず(糊付けせず)持参します。

直接企業に持参する場合

直接書類を持参する場合は…

  • A4の白い封筒に、クリアファイルに入れた書類を入れる
  • 封筒の左下に「応募書類在中」と書く
  • 中身の提出だけを求められる可能性があるので、封はしない
  • 宛先は必要ないが、自分の住所は裏面左下に記載する
  • 自分の住所と合わせて提出日時も書くと良い
  • 添え状(送付状)は不要

郵送の場合は消印で日付が記録されますが、直接持参する場合はそれがないので念のために日付を記載しておくと良いでしょう。

2.履歴書・職務経歴書の提出方法〜メール送付の場合〜

続いて、メールで履歴書・職務経歴書を送付する場合です。封筒の用意は必要ないですが、注意する点は以下の通り。

  • 件名は「応募書類ご送付の件/氏名」など簡潔に
  • 本文は大まかに、挨拶・本題・一言伝えたい内容・結びの言葉
  • 本文が長くならないようにする
  • 書類は必ずPDF形式で添付
  • 必要に応じてパスワードをかけ、別途パスワードをメールで送信
  • 書類のファイル名は「履歴書_氏名」など分かりやすいものに変更

メールでの提出は、本文に何を書けば良いか迷ってしまいますが、簡単な内容でOKです。何も書かずに送信したり、逆にくどくどと自己PRを書き連ねる、書類を見ればわかることを繰り返し書くなどはやめましょう。

メールの例文は、以下の通りです。

———————————-ここから———————————-

件名:応募書類ご送付の件/●● ●●

文面:
株式会社●●
人事部ご担当者様

この度、貴社採用の件で初めてご連絡いたします。
●●と申します。

貴社の▲▲職の求人情報を拝見し、これまでの経験を活かせるのではと考え、
ぜひ、応募したくご連絡致しました。

履歴書と職務経歴書を添付しております。
お手数おかけいたしますが、ご確認の程、どうぞよろしくお願い致します。

なお、応募書類にはパスワードを設定しております。
こちらも後ほど別途メールで送信いたしますので、ご査収いただければと存じます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————–
氏名
郵便番号・住所
電話番号
メールアドレス(※)
———————————–

———————————-ここまで———————————-

上記のようにメール本文下に署名欄を作ると、採用担当者も連絡先が一目で分かるので、ぜひ取り入れてみてください。(※)…メールアドレスは在職している企業のものではなく、個人のアドレスにします。無いという方はこの機会に作成しましょう。転職活動では何かとメールのやりとりもあるので、一つあると便利です。

参考

メールで履歴書を送る場合のマナーとポイントリクナビNEXT

3.履歴書・職務経歴書の提出方法〜郵送する場合〜

最後に、履歴書・職務経歴書を郵送する場合です。①企業に送付する場合と、②担当者(個人)に送付する場合の2パターンが考えられます。封筒の書き方も、①②の場合でそれぞれ違ってきます。

①企業に送付する場合

  • 宛先を郵便番号から必ず書く
  • 株式会社●●御中(または株式会社●● 人事部御中)と記載
  • 「様」と「御中」は併用しない
  • A4の白い封筒に、クリアファイルに入れた書類を入れる
  • 封筒の左下に「応募書類在中」と書く
  • 自分の住所は裏面左下に記載
  • 添え状(送付状)も同封する

続いて、担当者(個人宛)に送付する場合です。

②担当者(個人宛)に送付する場合

  • 宛先を郵便番号から必ず書く
  • 株式会社●● 人事部 〜様と記載
  • 「様」と「御中」は併用しない
  • A4の白い封筒に、クリアファイルに入れた書類を入れる
  • 封筒の左下に「応募書類在中」と書く
  • 自分の住所は裏面左下に記載
  • 添え状(送付状)も同封する

注意事項は①、②共にほぼ同じですが、注意したいのが「御中」と「様」を併用しないことです。

『御中』は「名前がわからないが、組織の中の誰かへ」あてた敬称、『様』は「名前が分かっている場合」の敬称です。そのため、様と御中は併用できません。(誤った例:株式会社●●御中 山田様)

参考

「御社」「貴社」の違いは? 面接で「弊社」と言う? 使い分けの基本マイナビ転職

細かいポイントですが、この辺りも注意して封筒を作成しましょう。文字のバランスや大きさにも注意して、丁寧にゆっくりと、誤字脱字の無いように書きます。

添え状(送付状)の書き方は、こちらの記事でご紹介しています。

【転職活動】履歴書・職務経歴書に付ける添え状の書き方とテンプレート

4.まとめ

いかがでしょうか?履歴書・職務経歴書の提出方法にも、意外と注意しなければならないことがあるかと思います。ですが、一つ一つ順序立てて丁寧に作業をすれば大丈夫です。逆に、慌てて書いたために字が雑だったり、添え状がないなどの漏れがあると、採用担当者から「他の企業にも応募してて、急いで書いたのかな。」「細かい仕事を、適当にやる人なのかな。」と悪い印象を与えてしまいます。

書類作成は、履歴書・職務経歴書を書いて終わりではありません。添え状や封筒の作成など、他にも付随する作業が色々ありますので、提出期限ギリギリに作成して慌てるということがないようにしましょう!

履歴書・職務経歴書の提出=「第一印象を決める、企業への最初のアプローチ」!