5W1Hという言葉を聞いたことがありますか？
場合によっては、5W2Hとも言われます。
5W1Hとは、主にビジネスシーンで使われる、いわば「会話のポイント」です。
5W1Hをうまく駆使すれば、話の流れがより明確に・シンプルに伝わる、という効果があります。
では、そんな5W1Hの正体とは？
どんなシーンでどのように使うの？
一緒に見ていきましょう。
【ビジネス用語】5W1Hとは、一体何？
まず、5W1Hの正体を探っていきましょう。
5W1Hとは、ある英語の頭文字を取っています。
5個の「W」で始まる言葉と、1個の「H」で始まる英単語を組み合わせたビジネス用語です。
5個の「W」とは…
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 誰が（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
1個の「H」とは…
- どのように（How）
つまり、5W1Hとは、「いつ誰が、何をどうした…」のこと。
日本語でも、よく使いますね。
ビジネスシーンでは、ちょっとスマートに5W1Hと表現することが多いです。
5W1Hは、「どのくらい（How many/How much）」なども含めて5W2Hと呼ばれることもあります。
5W1Hを意識してコミュニケーションをとることで、話の要点を押さえた上で、簡潔にもれなく相手に情報を伝えられます。
【ビジネス用語】具体的に、5W1Hを使うと？
例えば、あなたがいくつかのタスク（仕事）を抱えている中で、優先したい業務があるとします。
社長直々の依頼で、「いち早く終わらせてくれ」と念を押されている…
そんな時、この状況を直属の上司に説明してみましょう。
しかし、もし5W1Hを使わないと、どうなるでしょう？
＜5W1Hを意識しなかった場合＞
「すみません、急ぎの資料があるので、これを先に進めてもいいですか？」
これでは、上司も「なぜ急ぎなのか」「急ぎとはいつまでなのか」など、判断に迷ってしまい聞き返すことになります。
上司にとってもあなたにとっても、二度手間ですよね。
そこで、5W1Hを意識してみましょう。
＜5W1Hを意識して話した場合＞
「先ほど、社長から本日中に資料作成を行うよう直接指示がありました。明日のミーティングの際に使用するので急ぎとのことです。そのため、今日の業務は一旦この資料作成を最優先したいと思います」
5W1Hは、必ずしも全ての5Wと1Hを用いなくてはいけないものではありません。
不要な情報は会話の流れに応じて省いてもOKです。
今回、場所に関する言及は特に不要なので「どこで（Where）」を省いています。
・いつ（When）＝先ほど
・誰が（Who）＝部長が
・何を（What）＝資料作成の指示（をした）
・なぜ（Why）＝明日のミーティングの際に使用するため
・どのように（How）＝直接（指示があった）
5W1Hを使うと要点を押さえて物事を伝えることができます。
ここではさらに、「一旦この資料作成を最優先したい」という5W1Hの結果に言及しています。
実際のシーンでも、「（5W1H）〜のため、●●します、するつもりです」と使う場合が多いでしょう。
5W1Hは、伝達をより的確にするための「手段」といったところですね。
このように、テンプレートのように当てはめて考えることができるビジネスの考え方を、フレームワークと呼びます。
フレームワークは5W1Hの他、PDCAなど広く知られているものが多くありますので、色々調べてみましょう。
中でも5W1Hは文書やプレゼンでも使える、汎用性の高いフレームワークです。
上記は口頭報告の例でしたが、例えば、プレゼンで有効な5W1Hの順序というものもあります。
- Why（なぜ、何のために）
- How（どのように実現するのか）
- Who（誰がやるのか）
- What（何をやるのか）
- When（いつやるのか）
- Where（どこでやるのか）
例えば新しいサービスの企画に関するプレゼンだとします。
まず
①「なぜそれを作る必要があるのか」という問題提起をし、
②「どのように実現するのか」でその手段を述べます。
そしてこのプロジェクトに③「誰が適任か」、
④「具体的にどのような内容のものを作るのか」、
⑤「いつまでに、どのくらいの期間で」開発するのか、
⑥「どこで発売するのか」でまとめます。
- 転職を成功させたいと悩む若者が増加しているため（Why）
- アプリでいつでも相談に乗れるサービスを提供してその問題を解決したい(How)
- このプロジェクトには、広い視野と経験のあるチームのリーダーが適任（Who）
- 具体的にどのようなアプリにしていくのか（What）
- 納期とリリース日（When）
- どのOSに対し配信するか（Where）
このような順序で述べることができれば、わかりやすく説得力のあるプレゼンができるでしょう。
5w1hとは？ビジネスフレームワークの入口である「5w1hの順番」を理解しようマネたま
上記は一例ですが、一般的にプレゼンなど主張を伴う時に説得力のある順番とされているので、ぜひ参考にしてみてください。
単純な報告などは、この限りではありません。
状況によって異なりますので、その時々に応じて有効な5W1Hを頭の中で組み立ててみましょう。
大切なのは5W1Hを使うことではなく、相手に自分の意図を伝え、理解してもらうことなのです。
そういう意味でも、あくまで5W1Hは目的ではなく手段であると解釈ができます。
【ビジネス用語】5W1H：まとめ
5W1Hについて、把握できましたか？
就職・転職したての環境などでは緊張もありますが、この5W1Hを押さえておけば報告はバッチリです。
人に何かを伝えるときは、順序立てて、落ち着いて話してみましょう！
- 5W1Hは「伝達」を明確にするためのフレームワーク
- その時々で項目を省略したり、組み換えたりしよう
- 会話をはじめ、文書やプレゼンの場でも使える！
